Bordro Süreci Sorumluluk ve Zorunlulukları Kapsamında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Bordro sürecini, temel yapı taşları olan üç ana mevzuatın, Sosyal Güvenlik Mevzuatı, Gelir Vergisi Kanunu ve İş Kanununun detaylarına hakim olarak, kanun dilini doğru yorumlayarak ve bunun yanında işçi-işveren ilişkilerinin kilit noktası olan personel haklarını ve işveren maliyetlerini doğru oranda gözeterek uygulamak…

Birbirinden çok farklı dinamikleri içeren bu nüansların aynı anda ve doğru şekilde dikkate alınmasında zaman zaman sorunlar yaşanmakta, yaşanan sorunlara zamanında, doğru ve efektif çözüm bulmakta zorlanılmaktadır. Mevzuatın karmaşıklığı, bordro paket program yazılımlarını oldukça zorlamaktadır. Uygulama detaylarının ilgili kanunlarda tüm açıklığıyla yer almaması nedeniyle farklı yorumlar ve görüşler doğmakta, bu nedenle paket program yazılımlarında hesaplama detayları parametrik alan olarak oluşturularak bordro programlarının işleyiş kurgusu kullanıcıya bırakılmaktadır. Bordro hesaplamalarının hem yasal, hem de şirket prosedürleri açısından doğru ve efektif bir şekilde yapılması, program tanımlamaları ve girilen verilere göre şekillenmektedir.

Devlete karşı olan SGK primi ve vergi yükümlülüğü, işverenin maliyetinin hesaplanması ve çalışan haklarının ödenmesi sorumluluklarının tamamı uygulamacıların üstünde kalmaktadır. Bunların yanında ayrıca, süreç yönetiminin doğru planlanarak uygulanması devlet-işveren, işçi-işveren ilişkilerinde önemli rol oynamaktadır.

Tüm bu sorumlulukların layıkıyla yerine getirilmesinde karşılaşılan zorluklar ve sorunlara örnek olarak iki farklı hesaplama detayına değinmek gerekirse;

İşverenlerin çalışanları için yaptırmış olduğu sağlık sigortası primlerinin brütleştirilmesi;

Bu uygulama, genel olarak bordrocuları ve programcıları en çok zorlayan konulardan biridir. Hesaplamada dikkate alınması gereken istisna ve muafiyetler SGK ve Gelir Vergisi kanunlarında farklı limit ve parametrelere dayandırılmıştır. Zaten karışık olan hesaplama detayları, netten brüte hesaplamalarda matematik hesabının tersten uygulanmasını gerektirmekte, bu da kaos ortamı yaratmaktadır. Kısaca mevzuat ve hesaplama detaylarından bahsetmek gerekirse;

İşveren tarafından çalışan için ödenen özel sağlık sigortası priminin ilgili aya ait olan kısmının hesaplanmasında dikkate alınması gereken istisna ve muafiyetlerden;

SGK prim istisnası :

Sağlık sigortası SGK prim istisnası “çalışanın kendisi için ödenen prim tutarı” ve “çalışanın yakınları, ailesi için ödenen prim tutarı” olmak üzere iki ayrı başlık altında değerlendirilmelidir;

1. İşverenin çalışanın kendisi için ödediği sağlık sigortası; Aylık prim tutarının, ilgili ay asgari ücretin %30’una kadar olan kısmı SGK priminden istisna edilir. Ödenen sağlık sigortası prim tutarı asgari ücretin %30’undan büyük ise aşan kısım SGK prim hesabına esas alınacak kazanç matrahına dahil edilir.
   Örnek 1: 2019 yılı Ocak ayında kendisi için ödenen saglık sigortası aylık prim tutarı  900 TL olan bir çalışanın bordro hesaplamasında;
   SGK prim muafiyet tutarı: 2558,40 * %30 = 767,52 TL
   SGK prime esas kazanca dahil edilmesi gereken tutar: 900 – 767,52 = 132,48 TL
   Örnek 2: 2019 yılı Ocak ayında kendisi için ödenen saglık sigortası aylık prim tutarı  400 TL olan bir çalışanın bordro hesaplamasında;
   SGK prim muafiyet tutarı: 2558,40 * %30 = 767,52 TL
   Sağlık sigortası aylık prim tutarı olan 400 TL, SGK prim muafiyet limiti olan 767,52 TL’den düşük olduğu için ödenen sağlık sigortası priminin tamamı SGK priminden muaf olarak dikkate alınacaktır.
2. İşverenin çalışanın yakınları, ailesi için ödediği sağlık sigortası; SGK prim istisnası sadece çalışanın kendisi için ödenen prim tutarını kapsamakta olup, yakınları ve ailesi için ödenen sağlık sigortası prim tutarında SGK prim istisnası uygulanmamakta, sağlık sigortası prim tutarının tamamı SGK prime esas kazanç matrahına dahil edilmektedir.

İlgili Kanun Maddesi;

5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

MADDE 80-

b) Ayni yardımlar ve ölüm, doğum ve evlenme yardımları, görev yollukları, seyyar görev tazminatı, kıdem tazminatı, iş sonu tazminatı veya kıdem tazminatı mahiyetindeki toplu ödeme, keşif ücreti, ihbar ve kasa tazminatları ile Kurumca tutarları yıllar itibarıyla belirlenecek yemek, çocuk ve aile zamları, işverenler tarafından sigortalılar için özel sağlık sigortalarına ve bireysel emeklilik sistemine ödenen ve aylık toplamı asgari ücretin % 30’unu geçmeyen özel sağlık sigortası primi ve bireysel emeklilik katkı payları tutarları, prime esas kazanca tabi tutulmaz.

Gelir Vergisi Muafiyeti :

İşverenin, çalışanın kendisi ve yakınları, ailesi için ödediği sağlık sigortası aylık prim tutarının, gelir vergisi matrahından indirim konusu yapılabilecek limit, primin ödendiği ayda elde edilen ücretin %15’i ile sınırlandırılmış olup, hesaplanan %15’lik limit tutarı ise yıllık asgari ücret ile sınırlandırılmıştır.

İndirim konusu yapılacak prim tutarının tespitinde esas alınacak ücret hesabında dikkat edilmesi gereken önemli detaylar;

• İşveren tarafından çalışana hizmeti karşılığında ödenen aylık (maaş), prim, ikramiye, sosyal yardımlar ve zamlar gibi ödemeler indirim konusu yapılacak prim tutarının hesabında dikkate alınmaktadır.
• Ödemelerin vergiye tabi ve sürekli nitelikte olması gerekmektedir.
• Gider karşılığı olarak ödenen tutarlar (yapılan gerçek bir giderin karşılığı olsun olmasın) dikkate alınmamaktadır.

Örnek 1: Aylık sağlık sigortası prim tutarı 900 TL olan çalışana ilgili ayda yapılan brüt ödemeler;

Aylık ücret               : 3.000,00.-TL
Prim                        : 1.500,00.-TL
Fazla Mesai             :    550,00.- TL
Evlenme Yardımı      : 3.000,00.- TL (*)
Toplam Brüt Ödeme : 8.050,00.- TL

Gelir vergisi matrahının tespitinde indirim konusu yapılabilecek tutar;

(3.000,00 + 1.500,00 + 550,00.-) * %15 =757,50

(*) Evlenme yardımı, iki aylık ücrete kadar gelir vergisinden muaf olduğu için hesaplamada dikkate alınmamıştır.

Sağlık sigortası prim tutarının vergi matrahından indirilecek kısmı : 757,50 TL

Sağlık sigortası prim tutarının vergi matrahına dahil edilecek kısmı : 142 ,50 TL

Örnek 2 : Aylık sağlık sigortası prim tutarı 600 TL olan çalışana ilgili ayda yapılan brüt ödemeler;

Aylık ücret                  : 2.558,40.-TL
İkramiye                      : 2.558,40.-TL
Fazla Mesai                :    550,00.- TL
Toplam Brüt Ödeme : 5.666,80.- TL
İş için yapılan harcama : 480 TL (**)

Gelir vergisi matrahının tespitinde indirim konusu yapılabilecek tutar;

(2.558,40 + 2.558,40 + 550,00.-) * %15 =850,02

(**) İş için yapılan harcama gider karşılığı yapılan bir ödeme olduğu için dikkate alınmamıştır.
Sağlık sigortası prim tutarının vergi matrahından indirilecek kısmı : 600,00.- TL
Sağlık sigortası prim tutarının vergi matrahına dahil edilecek kısmı : 0 TL (***)
(***) Aylık prim tutarı indirim yapılacak limitin altında olduğu için vergi matrahına dahil edilecek prim tutarı yoktur.

İlgili kanun detayları;

  T.C. MALİYE BAKANLIĞI / Gelir İdaresi Başkanlığı

Gelir Vergisi Sirküleri/85

Konusu: Bireysel emeklilik sistemi ve şahıs sigortalarına ödenen katkı payı ve primlerin vergi matrahının tespitinde indirimi ve elde edilen gelirlerin vergilendirilmesi

Tarihi : 23/10/2012

Sayısı : GVK-85/2012-7/Bireysel Emeklilik Sistemi-4

8.2. Ödenen Şahıs Sigorta Primlerinin Ücret Matrahının Tespitinde İndirimi

6327 sayılı Kanunun 5 inci maddesiyle Gelir Vergisi Kanununun 63 üncü maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde yapılan değişiklik uyarınca, 1/1/2013 tarihinden itibaren, vergiye tabi ücret matrahının tespitinde, bireysel emeklilik dışında kalan şahıs sigortaları için ödenen primlerin elde edilen ücretin % 15’ine kadar olan kısmı ücret matrahının tespitinde indirilebilecektir.

Vergiye tabi ücret matrahının tespitinde dikkate alınacak sigorta primleri; sigortanın Türkiye’de kâin ve merkezi Türkiye’de bulunan bir emeklilik veya sigorta şirketi nezdinde akdedilmiş olması şartıyla;

– Ücretlinin şahsına, eşine ve küçük çocuklarına ait birikim priminin alındığı hayat sigortası poliçeleri için hizmet erbabı tarafından ödenen primlerin %50’si ile

– Ölüm, kaza, sağlık, hastalık, sakatlık, işsizlik, analık, doğum ve tahsil gibi şahıs sigorta poliçeleri için hizmet erbabı tarafından ödenen primlerden müteşekkildir.

İndirim konusu yapılacak primlerin toplamı, ödendiği ayda elde edilen ücretin %15’ini ve yıllık olarak asgari ücretin yıllık tutarını aşamayacaktır. Yıl içinde asgari ücret tutarında meydana gelebilecek değişiklikler, indirim yapılacak tutarların hesabında dikkate alınacaktır.

İndirim konusu yapılacak prim tutarının tespitinde esas alınacak ücret, işveren tarafından çalışana hizmeti karşılığında ödenen aylık (maaş), prim, ikramiye, sosyal yardımlar ve zamlar gibi vergiye tabi sürekli nitelikteki ödemelerin brüt tutarlarının toplamı olacaktır. Gider karşılığı olarak ödenen tutarlar (yapılan gerçek bir giderin karşılığı olsun olmasın) dikkate alınmayacaktır.

Şahıs sigorta primlerinin vergi matrahının tespitinde indirim konusu yapılabilmesi için; şahıs sigorta şirketlerinin Türkiye’de yerleşik ve merkezinin Türkiye’de olması gerekmektedir.

İşveren tarafından çalışanlara sağlanan yemek yardımı çeşitleri, SGK prim istisnası, Gelir Vergisi muafiyetleri;

İşveren tarafından çalışanlara sağlanan yemek yardımlarının hesaplanmasında yardımın mahiyetine göre değerlendirilmesi gerekmektedir. Yemek yardımını mahiyetine göre iki ayrı başlıkta değerlendirebiliriz.

1. Nakit Yemek Yardımı:
   • SGK prime esas kazanç istisnası günlük asgari ücretin %6’sı kadardır.
   • Gelir vergisi indirimi yoktur.

Örnek : Ocak 2019’da 400 TL  aylık nakit yemek yardımı alan çalışan için;
Günlük asgari ücret         : 85,28 TL
Ocak 2019 işgünü sayısı (*) : 22
Yemek parası SGK prim istisnası : 85,28 * %6 * 22 = 112,55 TL
Yemek parası SGK primine esas tutulacak tutar: 400 – 112,55 = 287,45 TL
Yemek parası gelir vergisi istisna tutarı  : 0 TL

1. Yemek kartı / fişi :
   • Ödemenin tamamı SGK prime esas kazanç matrahından istisna edilir.
   • Her sene başında açıklanan yemek parası gelir vergisi günlük indirim tutarı dikkate alınır.

Örnek : Ocak 2019’da 500 TL (**) aylık yemek kartı / fişi alan çalışan için;
2019 yılı yemek parası günlük gelir vergisi istisna tutarı (**): 19 TL
Ocak 2019 işgünü sayısı (*) : 22
Yemek kartı / fişi gelir vergisi istisna tutarı : 19*22 = 418 TL
Yemek kartı / fişi gelir vergisi matrahına dahil olacak tutar : 500 – 418 = 82 TL
Yemek kartı / fişi SGK prim istisna tutarı  : 0 TL

(*) Cumartesi çalışmayan işyerleri için
(**) KDV hariç tutar

Özetle, bordro süreçlerinin mevzuatlara uygun, işveren maliyetleri ve işçi haklarını gözeten bakış açısıyla yürütülebilmesinin, yeterli bilgi ve tecrübeye sahip yetkinlikteki uzmanlaşmaya paralel olarak teknolojiden  maksimum seviyede yararlanmayı gerektirdiği günümüz gerçeğidir.