Sağlıkta Bilgi ve Belge Yönetimi

Verinin en kıymetli kaynak olduğu çağımız; veriyi anlamlı bilgiye dönüştürebilenlerin başarı basamaklarını hızla tırmandığı bir süreci de beraberinde getirmektedir. Her sektörde olduğu gibi sağlık sektörünün de ayrılmaz bir parçası olan veri, işlenmesi ile dönüştüğü anlamlı bilgi sayesinde gerek bilimsel gerek idari anlamda süreçlerin en verimli şekilde yürütülmesi sağlanmaktadır.  

Bu yazımızda sağlıkta bilgi ve belge yönetimi konusunun detaylarına ve dijital dönüşümü her noktasında hisseden sağlık kuruluşlarının önemli bir ihtiyacı haline gelen dijital arşiv konusuna değiniyoruz.

Sağlıkta Veri ve Veri Türleri

Sağlık hizmetlerinde elde edilen verilerin temeli özel nitelikli verilerden oluşmaktadır. Bunlar sosyoekonomik veriler, hasta kimlik verileri ve klinik veriler olarak örneklendirilebilir. Hastayı tanımlayan sosyoekonomik veriler; hastanın isim, adres, doğum tarihi, aile, ırk, cinsiyet, evlilik durumu, gelir kaynağı, etnik köken, eğitim gibi verilerini içerir. Hasta kimlik verileri; her bir hastanın sağlık kuruluşuna başvurduğunda atanan kişisel kimlik numarasını içerir. Bu numara hastayı diğerlerinden ayırmak için kullanılır. Klinik veriler ise hastanın tedavisi ile ilgili bilgilerdir. Bu veriler hasta kaydı olarak düzenlenir.

Sağlıkta Belge Yönetimi

Günümüzde halen birçok sağlık kuruluşu hastalarına ait kayıtları matbu olarak tutmaktadır. Ne var ki kâğıt üzerinde veri tutmak hem veriden bilgi elde etmek üzere analiz için hem de verimlilik ve sürdürülebilirlik anlamında güvenilir bir yol değildir. Sağlık verilerinin tutulduğu kurum, kuruluş ya da merkezde çalışanlara iş yükü doğurması, kâğıt israfı, olası yangın-sel gibi afetler sonrası büyük çapta veri kayıpları gibi dezavantajları ve çevreye verdiği zarar sebebiyle matbu süreçler pek çok risk barındırmaktadır.

Sağlıkta Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetimi, bir organizasyonun farklı bilgi kaynakları ile elde ettiği başarı arasında doğru bir neden sonuç ilişkisi kuran bir disiplindir. Doğru zamanda doğru insanlar için doğru bilgileri elde etme, dağıtma ve organizasyonun gelişmesi için bilgiyi uygun bir formatta saklama stratejisi olarak da ifade edilebilir. Bu sistem yalnız sağlık personelleri ve hastalar için değil hastane yönetiminden devlet kurumlarına, halk sağlığı birimlerinden emniyet kuruluşlarına kadar pek çok farklı organizasyonu da yakından ilgilendirmektedir.

Günümüzde hemen her sektörde olduğu gibi sağlıkta da yalnız teknolojik değil, ayrıca süreç bazlı da değişimler yoğundur. Sağlık hizmeti veren ve bu hizmetten faydalananlar arasındaki ilişkinin güçlü olması, her iki taraf için de büyük önem taşımakta ve bu ilişkinin güçlü bağlarla sağlamlaşıp sürdürülebilir hale gelmesi için de doğru bilgiye ve takiben bilgi yönetimine ihtiyaç duyulmaktadır.

Sağlık hizmetlerinde bilgi yönetiminin temel çabası, bilgiyi üretken kılmaktır. Sağlık hizmetlerinde bilgi yönetimi ile doğrudan ve dolaylı olarak pek çok fayda gözetilmektedir. Bunlardan bazılarını şu şekilde ifade edebiliriz:

• Hastalıkların önlenmesi
• Etkin ve verimli hasta bakımı
• Araştırma ve geliştirme
• Yasal düzenlemeler
• Kalite ve Akreditasyon

Rasyomed Dijital Arşivleme Sistemi İle Sağlık Sektöründe Dönüşüm

Rasyomed’in Dijital Arşivleme Sistemi (DAS), hastane içerisindeki tüm kalite formlarının dijitalleşmesine olanak sağlamaktadır. DAS, sağlık formlarının herhangi bir hastanın hastaneye giriş yaptığı ilk andan itibaren tanı, teşhis ve tedavi süreçlerinin tümünü kapsayacak şekilde; üzerinde QR kod barındıran tek kullanımlık hasta bileklikleri ile hastaya ve sürece ait tüm bilgilerin depolandığı bir sistemdir. İdari formlar noktasında da Rasyomed DAS; biyometrik imza aracılığı ile yönetim kademeleri arasındaki hiyerarşik süreçlerin düzenini sağlamakta, kâğıt israfının önüne geçmekte, hastanelerdeki idari süreçlerin çok daha hızlı şekilde yürütülmesine ve matbu saklanması zorunlu olan formlar hariç, tüm form kategorilerinin dijitale taşınmasına imkân vermektedir.

Neden Rasyomed Dijital Arşivleme Sistemi (DAS) Kullanılmalıdır?

Sosyal Güvenlik Kurumu’na (SGK) eksiksiz evrak iletimi: Katkı paylarının SGK tarafından hiçbir gecikmeye maruz kalmadan ödenebilmesi için hasta dosyası kapatılırken doldurulmayan formlar konusunda uyarı verir. Hastanelerin herhangi bir maddi kayıp yaşamasını engeller.

Dijitalleşen kalite formları: Sağlıkta Kalite Standartları (SKS) kapsamında sağlık ve idari formların tümünü dijitale taşır, hastanelerin HIMSS 7.  seviyeye uyumlu hale gelmesine de katkı sağlar.

Tüm Dosyalara Aynı Anda Erişim Kolaylığı: Rasyomed Dijital Arşivleme Sistemi ile tüm dosyalara saniyeler içerisinde ve yetkilendirilmiş tüm personeller tarafından erişim mümkündür.

Veri Güvenliği: Fiziki dosyalarda yaşanabilecek kayıpların, insani hataların önüne geçilir; en yüksek seviyede veri güvenliği sağlanır.

Zaman ve Maliyet Tasarrufu: İş verimliliğini artırmak anlamında büyük öneme sahip bu sistem sayesinde evraklara kolayca erişilir, böylece fiziki arşivin temel bakım masrafları ortadan kalkar.