Ticari faaliyet gerçekleştiren bir organizasyon içerisinde kişisel veri ile oldukça yakın temas içerisinde bulunan iş birimlerinin başında İnsan Kaynakları Departmanı gelmektedir. İnsan Kaynakları gerek işe alım süreçlerinde gerekse istihdam edilen personellerin çalışma süreci boyunca kişisel verilerle yakından ilişkilidir. Bu noktada artık hayatımızın merkezinde yer eden Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kanun’un getirdiği yükümlülüklerle ilgili olarak İnsan Kaynakları Departmanının ayrıca özenli ve dikkatli olması gerekmektedir.

Bu yazımızda işe alımlarda KVKK sürecinin önemine değinerek İnsan Kaynakları profesyonellerini konuyla ilgili bilgilendirmek istiyoruz.

İşe Alım Sürecinde Kişisel Verilerin İşlenmesi

Bir işe alım sürecinin sağlıklı yönetilebilmesi için muhakkak ki işveren adına süreci yürüten insan kaynakları profesyoneli istihdam edilecek personel adayı ile ilgili kişisel verileri içeren sorular sormaktadır. Bu durum tamamen hukuki zemine dayanmaktadır ancak soruların içeriği adayın mesleki tecrübesi, yetkinlikleri ve işin içeriğini ilgilendiren detaylar barındıracak düzeyde olmalıdır. Burada atlanmaması gereken önemli bir detay da adaydan, paylaşacağı bilgiler için açık rıza alınmasıdır.

İstihdam Süresince Elde Edilen Kişisel Veriler

Gerek denetim gerekse iş düzeni sebebiyle istihdam süresince devam eden işçinin kişisel verilerini işleme faaliyetleri resmi süreçler sebebiyle gerçekleştiği ve Kanunların isteği üzerine gerçekleştiği sürece hukuka uygun olduğu için sorun teşkil etmemektedir. Ne var ki iş yerine giriş çıkışlarda biyometrik veri kullanılmasının söz konusu olduğu durumlarda, alınan verinin özel nitelikli kişisel veri olmasından ötürü çalışanların açık rızalarının alınması şarttır.

İş Akdinin Sonlanması Sonrası Saklanan Kişisel Veriler

Kişisel verilerin elde edilmesi ve saklanması kadar anonim hale getirilmesi, silinmesi ve yok edilmesi de KVK Kanunu içerisinde önemle üzerinde durulan konulardandır. Bu noktada Kanun’un izin verdiği ölçüde, şirket politikaları dahilinde belirli sürelerle saklanan veriler; yine Kanun’un belirttiği zaman dilimleri dikkate alınarak ve usule uygun şekilde anonim hale getirilmeli, silinmeli ya da yok edilmelidir. Burada ölçüt başka hukuki gerekçeler ve resmî kurumlarla ilişkiler çerçevesinde keyfi değil genel uygulamalar yapılmadır.