İŞKUR tarafından “İşverenler için İEP Başvuru Ekranı Kullanım Kılavuzu” yayınlanmıştır. İşbaşı Eğitim Programı (İEP) başvurularının İŞKUR internet sayfası üzerinden yapılmasına ilişkin aşağıdaki usul ve esaslar açıklanmıştır. Bunlar sırasıyla: 

Başvuru Oluşturma 

İşveren, kullanıcı bilgileri ile İŞKUR e-şube sayfasına giriş yaparak ekranda en altta yer alan “İşbaşı Eğitim Programı (İEP) Başvurusu” bağlantısını veya sayfanın üst kısmında yer alan menüden “Online İşlemler, Kurs/Programlar, İEP Başvuru İşlemleri” seçeneğini tıklar. 

Yeni bir İEP başvurusu hazırlamak için “Başvuru Oluştur” butonuna basılır. Sistem, taslak durumda bir başvuru kaydı yaratır. Kayıt oluşturulunca “Başvuru taslağı oluşturulmuştur” bilgilendirme mesajı görüntülenir. Sistem tarafından yeni başvuru kaydına otomatik olarak bir numara verilir.  Yeni kayıt, listede görünmeye başlar. 

Başvuru Bilgileri ve Başvuru Belgeleri 

Başvuru kaydına ait ekranda üst bölümde “Başvuru Bilgileri”, alt bölümde “Belgeler” yer alır. Seçilen başvuruya ait bilgiler ekranda görünür hale gelir. Ekranda bazı bilgiler gri renk ile görünmektedir. Bu bilgiler, işverenin bilgi girişi yapabileceği alanlar değildir, sistemin otomatik olarak doldurduğu veya dolduracağı salt okunur alanlardır. 

Başvuru Bilgileri bölümünün altında “Başvuru Belgeleri” bölümü yer alır. Bu bölümde başvuru için yüklenmesi gereken belgelerin listesi bulunur. 

Başvuru Silme 

Bir başvuru kaydı, gönderilmeden önce silinebilir. Yani durumu sadece “Yeni” olan bir başvuru kaydı için yapılabilir. Ekranın üst kısmında yer alan butonu ile işlem gerçekleştirilir. 

Başvuru Gönderme 

Tüm bilgi ve belgelerin yüklenmesi tamamlandığı zaman başvuru kaydı, işverenin bağlı olduğu İl Müdürlüğü / Hizmet Merkezi’ne gönderilmeye hazır hale gelir. Ekranın üst kısmında başvuru göndermeden önce onaylanarak işaretlenmesi gereken “Bilgilendirme Metni” görünür hale gelir. “Başvuru Gönder” butonu aktif hale gelir. “Onaylıyorum” kutucuğu işaretlenip “Başvuru Gönder” butonuna basılır. Listede başvuruya ait kaydın durumu ‘Gönderildi’, Başvuru Tarihi ise gönderilme işleminin yapıldığı tarih olarak güncellenir. 

Başvuru Takip ve Güncelleme 

Gönderilen başvuruya kurum tarafından yapılan incelemenin sonucu listeden ilgili kaydın görüntülenmesi ile takip edilir. 

Eksik veya Yanlış Belge Tespit Edilmesi 

Kurum incelemesi sonucunda tüm belgeler uygun bulunsa bile başvurudaki diğer bilgilerde bir eksiklik / yanlışlık veya kontenjan ile ilgili bir sorun olduğu tespit edilmiş olabilir. Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butona basılarak başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ekrana getirilir. Başvuru Sonuç kısmında belirtilmiş olan açıklamaya göre gerekli düzeltme yapılarak butonuna basılır. Başvuru Durumu ‘Gönderildi’ olarak güncellenmiş olur. 

Başvurunun Reddedilmesi 

İnceleme sonucu durumu ‘Reddedildi’ olarak güncellenen başvuru, üzerinde işlem yapılamaz hale gelir. İşveren tarafından bu başvuru tekrar gönderilemez.  

Başvurunun Kabul Edilmesi 

Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butona basılarak başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ekrana getirilir. Durumu ‘Kabul Edildi’ olan başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ile işlem butonlarının kapalı hale geldiği görülür. Durumu ‘Kabul Edildi’ olan başvurular, ön kabulden geçmiş olan başvurulardır. Programın başlatılması ile ilgili alınacak karar kurum personeli tarafından daha sonra işverene iletilecektir. 

Programın Kurum Tarafından Başlatılması 

Kurum tarafından incelemesi tamamlanan ve ‘Kabul Edildi’ olarak değerlendirilen başvuruda yer alan program sistem üzerinde başlatıldığı zaman ekrandaki durumu değişmiş olur: 

Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butona basılarak başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ekrana getirildiğinde başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ile işlem butonlarının kapalı halde olduğu görülür. 

Katılımcı İşlemleri 

Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butona basılarak başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ekrana getirildiğinde başvuruda yer alan butonunun açık, diğer butonların kapalı halde olduğu görülür. 

Katılımcı Adaylarının Eklenmesi 

Eğer birden fazla kişi eklenmek isteniyorsa “Eklenecek Numaralar” bölümünde her satırda bir adet T.C. Kimlik No olacak şekilde (en fazla 10 kişi) bilgileri girip butonuna basılır 

Katılımcı Adaylarının Listeden Çıkarılması 

Yanlışlıkla eklenen kişinin listeden çıkarılması için önce kişi listedeki kaydının solunda yer alan butonu ile seçilir. Sonra da butonuna basarak silinmesi gerçekleştirilir. 

Katılımcı Listesinin Gönderilmesi 

Programdan faydalanacak kişilerin eklenmesi bittikten sonra incelenmesi için kuruma gönderilmesi gerekir. Bu amaçla buton kullanılır. 

Kurum Tarafından Ön Onay Verilen Katılımcıların Listelenmesi 

Kurum tarafından ön onay verilen katılımcılar ekranda listenir. 

Reddedilen Katılımcının Değiştirilmesi 

Kurum tarafından en az bir katılımcı için ‘Red’ değerlendirmesi yapılır ve İşverene geri gönderilirse başvurunun durumu ‘Liste İşverene Geri Gönderildi’ olarak değişir 

Program Başladıktan Sonra Katılımcı Eklenmesi (Yedek Katılımcı) 

Katılımcıların ön onay alması ve devamında kurum tarafından davet ve görüşme işlemlerinin tamamlanarak programda başlatılmaları ile program fiilen başlar. Asıl katılımcılar ile program fiilen başladıktan sonra da işveren yeni katılımcılar ekleyebilir. Bunlara ‘Yedek Katılımcı’ denir. Yedek katılımcılar için programa fiilen katılacakları tarih bilgisinin girilmesi gerekir. 

Devam Eden Katılımcının Programdan Çıkarılması 

Programa devam eden bir katılımcı programdan çıkarılabilir. “Katılımcı İşlemleri” sayfasında çıkarılmak istenen kişi listeden seçilir. Kişiye ait bilgiler ekranda gösterilir. Kişinin programdan çıkarılacağı tarih bilgisi ve çıkarma gerekçesi girilmesi zorunludur.