Günümüz iş dünyasında dijitalleşme, İnsan Kaynakları süreçlerinin vazgeçilmez bir parçası haline geldi. Bordro gönderiminde de Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanımı artarken, bu dijital yöntemin hukuki geçerliliği ve ıslak imza ile eşdeğer olup olmadığı merak konusu oluyor. Bu yazımızda, KEP ile gönderilen bordroların mahkemelerde nasıl değerlendirildiğini ve dijital bordro gönderiminin avantajlarını detaylıca ele alacağız. 

KEP ile Bordro Gönderimi: Dijital Dönüşümün Yeni Yolu 

İnsan Kaynakları süreçlerinde bordro gönderimi, çalışanların maaş ve haklarını belgeleyen kritik bir adımdır. Geleneksel olarak, bordroların ıslak imza ile teslim edilmesi hem yasal bir zorunluluk hem de hukuki güvence olarak görülmektedir. Ancak dijitalleşme çağında, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile bordro gönderimi giderek yaygınlaşmaktadır. Bu durumun hukuki geçerliliği ve mahkemelerde nasıl karşılandığı ise sıkça sorulan sorular arasındadır. 

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir? 

KEP, resmi olarak yasal geçerliliği olan, belge gönderiminde şeffaflık ve güvence sağlayan elektronik posta sistemidir. KEP sayesinde gönderilen belgeler: 

• Değiştirilemez ve güvenli bir biçimde teslim edilir, 

• Teslim ve alım kayıtları yasal olarak saklanır, 

• İhtilaf durumunda belge gönderiminin kanıtı olarak kullanılır. 

Bu özellikler, bordro gibi kritik belgelerin dijital ortamda da güvenle gönderilmesini sağlar. 

Yerel Mahkemelerin KEP’li Bordrolara Bakışı 

Son dönemde Türkiye’de bazı yerel mahkemeler, özellikle işçi ile işveren arasında anlaşmazlık olmadığı durumlarda, KEP ile gönderilen bordroların ıslak imzalı bordro ile eşdeğer kabul edilebileceğine yönelik kararlar vermeye başlamıştır. Bu kararlar şu hususları içerir: 

• Bordronun çalışana ulaştığının ispatı, 

• Çalışanın bordro içeriği ile mutabık olduğu durumlar, 

• İhtilafın olmadığı hallerde KEP’li bordronun yeterliliği. 

Bu gelişmeler, İnsan Kaynakları birimlerinin dijitalleşme yolunda önemli bir motivasyon kaynağıdır. 

Yargıtay’ın Genel Yaklaşımı ve Hukuki Riskler 

Ancak Yargıtay’ın önceki içtihatları, KEP ile gönderilen bordroların ıslak imza ile tamamen eşdeğer görülmediğini göstermektedir. Bu da şu riskleri beraberinde getirir: 

• İşçi ve işveren arasında ihtilaf çıkması halinde, 

• Mahkeme sürecinde ıslak imza talep edilmesi, 

• Dijital bordro kullanımında hukuki tartışmaların doğması. 

Bu nedenle bordro gönderimi sırasında dijitalleşmenin getirdiği avantajlarla birlikte hukuki risklerin de yönetilmesi gerekmektedir. 

KEP ile Bordro Gönderiminin Operasyonel Avantajları 

KEP kullanılarak yapılan bordro gönderimlerinin birçok operasyonel avantajı vardır: 

• Kağıt israfının azalması: Fiziksel belgelerin çoğaltılması ve arşivlenmesi gerekliliği ortadan kalkar. 

• Hız ve kolaylık: Belgeler anında elektronik ortamda iletilir, zaman kaybı yaşanmaz. 

• Arşivleme kolaylığı: Dijital kayıtlar kolayca saklanabilir ve gerektiğinde erişilebilir. 

• Maliyet tasarrufu: Fiziksel posta ve kargo giderleri azalır. 

Ancak tüm bu avantajlara rağmen, ihtilaflı durumlarda hukuki geçerlilik açısından dikkatli olunmalıdır. 

KEP ve Dijital Bordro İçin Öneriler 

Özetle, KEP ile gönderilen bordrolar, işçi ile işveren arasında ihtilaf bulunmayan durumlarda ıslak imza yerine geçmektedir. Buradaki temel amaç; bordronun çalışana ulaştığını ve bordro içeriği konusunda mutabık kalındığını ispat etmektir. 

İşverenler ve İK profesyonelleri için öneriler: 

• KEP yoluyla bordro gönderimini tercih ederken, çalışanların bilgilendirilmesi ve onay mekanizmalarının güçlendirilmesi, 

• Dijital süreçlerin hukuki altyapısının ve risk yönetiminin sağlanması, 

• Gerekirse ıslak imza gerektiren durumlar için alternatif çözümler geliştirilmesi. 

Bu sayede, hem operasyonel verimlilik artırılır hem de hukuki sorunların önüne geçilir.  Bordro Outsource Hizmetlerimizi inceleyin!