İşe girişte her çalışandan istenilen bazı belgeler söz konusudur. Bu belgeler firmalara, işçinin özelliğine ve işin niteliğine bağlı olarak değişebilse de temel olarak bazı belgelerin özlük dosyalarında mutlaka bulunması gerekmektedir. Bununla birlikte, sözü edilen belgelerin özlük dosyalarında saklanması sadece işe giriş aşaması ile sınırlı değildir. Yani, çalışan işe devam ettiği sürece çeşitli belgelerin işveren tarafından özlük dosyasında saklanmasına devam edilmelidir.
Aşağıdaki tabloda özlük dosyalarında mutlaka bulunması gereken bilgi ve belgeler ile işin özelliklerine veya niteliklerine göre özlük dosyasında saklanması gereken belgeler, iş ilişkisi sürdüğü sürece ve sonrasında işten çıkışta özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler ve varlığı halinde özlük dosyasında saklanmasında fayda olan belgeler sıralanmıştır.
| Özlük Dosyasında Saklanması Gereken Bilgi ve Belgeler | |
| Özlük dosyalarında mutlaka bulunması gereken bilgi ve belgeler | Nüfus cüzdanı fotokopisi Nüfus kayıt örneği İkametgâh Belgesi Diploma fotokopisi Sağlık raporu Kan grubu kartı Adli sicil kaydı 2 adet resim Aile durumunu bildirir belge Askerlik durumunu gösteren belge İş Sözleşmesi SGK işe giriş bildirgesi |
| İşin özelliklerine göre özlük dosyasında saklanması gereken belgeler | Teşvikten faydalanılıyorsa, bunu gösteren belgeler Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi |
| İşin niteliklerine göre özlük dosyasında saklanması gereken belgeler | Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi İşin niteliğine uygun muayene raporları Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları Ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste Şoför işçi için ehliyet fotokopisi İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi |
| İş ilişkisi sürdüğü sürece özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler | Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri, Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri, İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar, İstirahat ve iş göremezlik raporları İmzalı bordrolar/ücret pusulaları Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları, Performans değerlendirme formları İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri İş kazası tutanağı Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar |
| İşten çıkış halinde özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler | SGK işten ayrılış bildirgesi İbraname Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi Fesih bildirimi İstifa dilekçesi Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler İşçiye noterle yapılan bildirimler İhbarname |
| Varlığı halinde özlük dosyasında saklanmasında fayda olan belgeler | İşe Başvuru Formu İş Teklif Formu Evlilik cüzdanı fotokopisi Referans mektupları Özgeçmişler Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge |
