24.09.2021 tarihli 30617 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan yönetmeliğe (https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2021/09/20210924-5.htm) göre Sosyal Güvenlik Kurumu yazışmalarında artık elektronik tebligat dönemine başlıyor.
Elektronik ortamda tebliğ edilecek evraklar
Kurumca, mevzuat gereği tebliği gereken tüm evraklar, muhataplara ilişkin bu Yönetmelikte belirlenen hükümler çerçevesinde elektronik ortamda tebliğ edilir. Ancak elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde, kendilerine elektronik tebligat yapılması gereken muhataplara diğer usullerle de tebligat yapılabilir.
Zorunlu olarak veya isteğe bağlı elektronik tebligat yapılacaklar
5510 sayılı Kanunun 88 inci maddesinin yirmi üçüncü fıkrası hükümlerine istinaden işverenler bu Yönetmelikte belirlenen sürelerde elektronik tebligat adresi almak ve elektronik sistemi kullanmak zorundadırlar.
Yukarıda belirtilmeyen muhataplar isteğe bağlı olarak kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılmasını talep edebilirler.
İsteğe bağlı olarak kendilerine elektronik tebligat yapılmasını isteyen bu kişiler bu sistemi kullanmak zorunda olup daha sonra bu kapsamdan çıkamazlar.
Elektronik tebligat yönetmeliğine göre tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olanlar;
a) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.
b) 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler.
c) Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları.
ç) Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri.
d) Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.
e) Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.
f) Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri.
g) Noterler.
ğ) Baro levhasına yazılı avukatlar.
h) Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.
ı) İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim.
Elektronik tebligat adresi edinme ve bildirim yükümlülüğü
Elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenler, Kurumca belirlenen sistem üzerinden, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden 3 ay içinde başvuru yapmakla yükümlüdür.
Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra sigortalı çalıştırmaya başlayan işverenler sigortalı çalıştırmaya başladığı ayı/dönemi takip eden aydan itibaren 3 ay içinde, Kurumca belirlenen sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlüdür.
Elektronik tebligat adresi edinme zorunluluğu bulunmayan fakat isteğe bağlı olarak kendisine elektronik tebligat yapılmasını talep eden muhataplar da başvurularını Kurumca belirlenen sistem üzerinden yapmakla yükümlüdür.
Elektronik tebligatın gönderilmesi ve muhatabına iletilmesi
Sosyal güvenlik il müdürlüğü/sosyal güvenlik merkezi/merkez teşkilatı tarafından tebliğ edilmesi gereken evrak elektronik ortamda imzalanır ve Kurum tarafından muhatabın elektronik tebligat adresine iletilir.
Elektronik imzalı evrak muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.
Olay kayıtları, işlem zaman bilgisi eklenerek arşivde erişilebilir şekilde saklanır. Ancak evrakın ilgili mevzuat hükümleri uyarınca imha edilmesini müteakip e-tebligat kayıtları da silinebilir.
Talep halinde elektronik tebligata ait kayıtlar muhataba veya yetkili mercilere sunulur.
Olay kayıtları aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılır.
Elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatılması
Zorunlu veya isteğe bağlı olarak elektronik tebligat sistemine dahil olanların aşağıdaki durumlar dışında sistemden çıkmaları mümkün değildir. Buna göre;
a) Tüzel kişilerde ticaret sicil kaydının silindiği (nevi değişikliği, birleşme halleri dahil) tarih itibarıyla elektronik tebligat adresi kapatılır.
b) Gerçek kişilerde ilgilinin ölümü veya gaipliğine karar verildiğinin Kurum tarafından tespit edildiği durumlarda ölüm/karar tarihi itibarıyla ilgilinin elektronik tebligat adresi resen kapatılır.
c) Ölen/gaipliğine karar verilen kişinin elektronik tebligat adresi, mirasçıları tarafından sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya sosyal güvenlik merkezine/merkez teşkilatına başvuru yapılması halinde de kullanıma kapatılır.
İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının muhafazası
Kurum tarafından; işlem zaman bilgisi ve olay kayıtları erişilebilir şekilde, güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak aşağıda belirtilen süreler kadar arşivde muhafaza edilir:
a) Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi kayıtları 10 yıl.
b) Elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları 10 yıl.
c) Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları 10 yıl.
ç) Olay kayıtları 30 yıl.
İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının silinmesi en az bir defa denetimden geçmiş olması şartına bağlıdır.
Muhatabın sorumluluğu
Kendisine elektronik ortamda tebligat yapılacak muhatap;
a) Başvurusunu süresinde, tam ve doğru olarak yapmakla,
b) Beyan edilen bilgilerde meydana gelecek değişiklikleri bildirmekle,
c) Bu Yönetmelikte belirtilen tüm şartlara riayet etmekle,
ç) Elektronik tebligatı alacak kişilerde değişiklik olması halinde bu değişikliği bildirmekle,
yükümlüdür.
Yukarıda yer verilen sorumlulukların yerine getirilmemesinden doğacak hukuki sonuçlar muhatabın sorumluluğundadır.
