İşe Girişte Bulunması Gereken Temel Belgeler

• Çalışanın kimlik bilgileri (kimlik kartı görülerek personel bilgi formuna kaydedilebilir; ayrıca nüfus kayıt örneği alınması kural olarak gerekli değildir).
• Yazılı iş sözleşmesi veya çalışma koşullarını gösteren belge. Yazılı şeklin zorunlu olduğu sözleşme türlerinde ilgili sözleşme mutlaka dosyada bulunmalıdır.
• SGK işe giriş bildirgesi ve bildirimin yasal süresinde yapıldığını gösteren kayıt.
• İşin kapsamını, sorumlulukları ve yetki sınırlarını gösteren görev tanımı.
• 6331 sayılı Kanun kapsamında işe giriş sağlık muayenesi sonucunda düzenlenen işe uygunluk belgesi.
• İş sağlığı ve güvenliği işe başlama eğitimi ile çalışan bilgilendirmesinin yapıldığını gösteren belgeler.
• Çalışan kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin KVKK aydınlatma metninin tebliğ edildiğini gösteren kayıt.
• Ücret ödemesinde kullanılacak banka hesabına ilişkin bilgi.
• İşyeri yönetmeliği, disiplin kuralları, etik ilkeler, bilgi güvenliği ve gizlilik düzenlemelerinin çalışana tebliğ edildiğini gösteren kayıtlar.

Yalnızca Gerektiğinde Alınabilecek Belgeler

Aşağıdaki belgeler her çalışandan standart biçimde istenmemeli; yalnızca işin, çalışanın statüsünün veya ilgili mevzuatın gerektirdiği ölçüde dosyaya alınmalıdır.

İş İlişkisi Süresince Dosyaya Eklenmesi Gereken Belgeler

Çalışma süresi ve ücret kayıtları

• Puantaj, devam kontrol, vardiya ve posta çizelgeleri; günlük ve haftalık çalışma sürelerini gösteren kayıtlar.
• Ücret hesap pusulaları, ücret bordroları ve banka ödeme kayıtları.
• Fazla çalışma/fazla sürelerle çalışma onayı ve onayın geri alınmasına ilişkin belgeler.
• Ulusal bayram ve genel tatil çalışmalarına ilişkin sözleşme hükmü veya çalışan onayı.
• Denkleştirme ve telafi çalışması uygulanıyorsa onay, bildirim ve çalışma planları.

İzin ve iş göremezlik kayıtları

• Yıllık izin talep ve onay belgeleri ile yıllık izin kayıt belgesi.
• Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinlere ilişkin talep ve onaylar.
• Analık, babalık, süt, evlat edinme, yarım çalışma ve kısmi süreli çalışmaya ilişkin talep, rapor ve bildirimler.
• İstirahat ve iş göremezlik raporları; sağlık verilerinin gizliliği gözetilerek erişimi sınırlandırılmalıdır.

İş sağlığı ve güvenliği kayıtları

• Periyodik sağlık muayenesi ve işe dönüş muayenesi sonucunda düzenlenen işe uygunluk belgeleri.
• İSG eğitimleri, mesleki eğitimler ve yenileme eğitimlerine ilişkin katılım belgeleri.
• Kişisel koruyucu donanım ve diğer iş ekipmanı teslim, eğitim ve iade kayıtları.
• İş kazası tutanağı, SGK bildirimi, araştırma belgeleri ve düzeltici/önleyici faaliyet kayıtları.
• Meslek hastalığına ilişkin bildirim ve kayıtlar.

İş ilişkisindeki değişiklikler ve disiplin kayıtları

• Ücret artışı, unvan, görev, çalışma yeri, yan hak, terfi, nakil ve görevlendirme yazıları.
• Çalışma koşullarında esaslı değişiklik önerisi ve çalışanın yazılı kabulü.
• Performans değerlendirme formları ve çalışana bildirilen sonuçlar.
• Olay tespit tutanakları, savunma istemi, çalışanın savunması, disiplin kararı ve uyarılar.
• Ücret kesme cezasının nedeni ve çalışana bildirildiğini gösteren belgeler.
• Geçici iş ilişkisi kurulması hâlinde çalışanın yazılı rızası ve ilgili protokol.
• Çalışan hakkında yapılan resmî yazışmalar ve tebligatlar.

Zimmet ve kurumsal erişim kayıtları

• Araç, telefon, bilgisayar, kart, anahtar, yazılım hesabı ve diğer iş araçlarının teslim ve iade kayıtları.
• Kurumsal sistemlere erişim yetkisi verilmesi, değiştirilmesi ve kaldırılmasına ilişkin kayıtlar.

İşten Ayrılma Hâlinde Dosyaya Eklenecek Belgeler

İşten ayrılışa ilişkin belgeler fesih türüne ve çalışanın hak kazanma durumuna göre belirlenmelidir. Her ayrılışta bütün belgelerin birlikte düzenlenmesi gerekmez.

• SGK işten ayrılış bildirgesi.
• İstifa, ikale, emeklilik, belirli sürenin sona ermesi veya işveren feshi gibi ayrılma nedenini gösteren belge.
• Fesih bildirimi ve tebliğ/teslim kaydı; gerekiyorsa noter bildirimi.
• Haklı veya geçerli feshe dayanılıyorsa nedeni ve süreci kanıtlayan belge ve kayıtlar.
• Son ücret, kullanılmamış yıllık izin ücreti, prim ve diğer işçilik alacaklarına ilişkin ayrıntılı hesap pusulası ile banka ödeme kayıtları.
• Hak kazanılmışsa kıdem ve ihbar tazminatı hesaplamaları ile ödeme belgeleri.
• Çalışma belgesi ve çalışana teslim edildiğini gösteren kayıt.
• İşverene ait araç, cihaz, kart, belge ve erişim yetkilerinin kapatıldığını gösteren zimmet/iade formu.
• Varsa çıkış görüşmesi formu; ihtiyari ve gerekli verilerle sınırlı olmak üzere.

Özlük Dosyasında Rutin Olarak Bulundurulmaması Gereken Örnek Bilgi ve Belgeler

• Kimlik fotokopisiyle birlikte ayrıca nüfus kayıt örneği gibi aynı bilgileri tekrar eden belgeler.
• Görev veya mevzuatla bağlantısı olmayan adli sicil kaydı, kan grubu belgesi ve ayrıntılı sağlık belgeleri.
• Aile bireylerinin kimlik kartı fotokopileri ve evlilik cüzdanının tamamının fotokopisi.
• Asgari geçim indirimine ilişkin aile bildirimi ve önceki işverenden alınan AGİ belgesi; AGİ uygulaması 1 Ocak 2022’den itibaren kaldırılmıştır.
• İş ilişkisiyle bağlantısı olmayan sosyal medya çıktıları, özel hayat bilgileri ve benzeri kayıtlar.
• Belirli bir hukuki sebebe dayanmayan, genel ve sınırsız kapsamlı açık rıza/muvafakatnameler.

Kişisel Verilerin Korunması ve Saklama Esasları

• Özlük dosyasına yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü veriler alınmalıdır.
• Aydınlatma yükümlülüğü, açık rızadan bağımsız olarak yerine getirilmelidir. Kanun, sözleşme veya işverenin hukuki yükümlülüğü kapsamında işlenen veriler için açık rıza alınması zorunlu değildir.
• Sağlık, engellilik, adli sicil, sendika üyeliği, biyometrik ve genetik bilgiler özel nitelikli kişisel veridir; bu verilere erişim ayrıca sınırlandırılmalıdır.
• Ayrıntılı kişisel sağlık dosyaları, işyeri hekimi tarafından diğer özlük belgelerinden ayrı ve gizlilik içinde muhafaza edilmelidir. İnsan kaynakları biriminde mümkünse yalnızca işe uygunluk sonucu bulunmalıdır.
• Fiziki dosyalar kilitli alanlarda; elektronik dosyalar rol bazlı yetkilendirme, parola, erişim kaydı ve uygun teknik tedbirlerle korunmalıdır.
• Her belge kategorisi için ilgili mevzuat, zamanaşımı ve olası uyuşmazlık süreleri dikkate alınarak saklama süresi belirlenmeli; süre sonunda veri silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir.
• İşveren, özlük dosyasındaki bilgileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun kullanmalı; gizli kalmasında çalışanın haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamalıdır.